L’élaboration d’un diagramme de GANTT suppose que toutes les tâches nécessaires à la réalisation de l’objectif poursuivi soient clairement identifiées, hiérarchisées (relations d’antériorité) et quantifiées en termes de délai d’exécution, de charges ou de ressources nécessaires (humaines, techniques et financières). La démarche à suivre, peut passer par les cinq étapes suivantes : 

1. Déterminer et structurer la liste des tâches à réaliser pour mener à bien le projet : pour identifier les tâches à réaliser il est possible d’avoir recours aux différentes techniques d’idéation (brainstorming, synectiques, groupes nominaux, etc.) ou méthodes rationnelles (matrice de découverte, méthode morphologique, etc.).              La liste obtenue est ensuite structurée. Les tâches élémentaires sont logiquement regroupées en “lots de tâches” (workpackages) et hiérarchisées les unes par rapport aux autres.           
2. Estimer les durées et les ressources des tâches identifiées : à cette fin, il peut être utile d’établir un tableau présentant, pour chaque tâche, la durée de celle-ci et les ressources (matérielles et/ou humaines) affectées. L’unité de temps pour exprimer la durée est, bien entendu, fonction du type de projet à réaliser. Elle peut aller de la minute (par exemple pour la programmation d’un concert), à l’année (par exemple pour un important projet de promotion immobilière). La seule précaution à prendre est d’utiliser les mêmes unités de temps et types de ressources pour toutes les tâches, dans un souci d’harmonisation du diagramme final.            
3. Réaliser le “réseau logique” : celui-ci vise à traduire visuellement les relations d’antériorité des tâches précédemment définie. Il se présente généralement sous la forme d’un diagramme où l’ensemble des tâches son représentées et reliées entre elles par des liens logiques (relations d’antécédence et de succession). Son tracé permet de visualiser la chronologie du projet.  
4. Tracer le diagramme de GANTT : il s’agit de formaliser les étapes précédentes dans un diagramme de synthèse, faisant apparaître en ordonnée la liste des “lots de tâches” (workpackages) et en abscisse l’échelle de temps adopté (généralement en semaines ou mois). À l’intérieur de ce cadre, les tâches sont figurées sous la forme de traits ou de rectangles d’une longueur proportionnelle à leur durée, leur position horizontale reflétant leur ordre logique d’exécution. La méthode la plus simple consiste à commencer par représenter les tâches n’ayant aucune antériorité, puis celles qui peuvent immédiatement leur succéder et ainsi de suite jusqu’à ce que toutes les tâches aient été positionnées.

Éventuellement plusieurs tâches peuvent être réalisées simultanément (sous réserve d’une disponibilité des ressources nécessaires) ce qui permet de diminuer la durée totale d’exécution du projet et, donc, son coût.